ATTENTION LE MANDAT ET LES INFORMATIONS CI-DESSOUS SONT SUJET À CHANGEMENT, LE COMITÉ EST PRÉSENTEMENT EN DÉVELOPPEMENT
Représentant du conseil d'administration : Tommy Grignon (@TommyG)
Membres : Michael Michaud Tremblay (Paintball/Airsoft), Jean François Baril (conseiller municial), Jean-Lévy Plante (dessinateur), Vanessa (dessinatrice), Amélie Rodrigue, Danny Garant, Debby Jolin-Lessard, Steven Quévillon, Guillaume Bédard-Tremblay, Éric Verrier, Dave Doyon
Le Comité Terrain est formé de 3 groupes de personnes :
Les Directeurs
Un coeur qui s'occupe du terrain tout au long de l'année
Les décisions doivent être acceptées aux 2/3 des membres (arrondi supérieur : 9 membres/6 voix, 8/6, 7/5, 6/4, 5/4...)
Les Directeurs gèrent les questions techniques et administratives en plus d'organiser les Discussions et le Calendrier
- Un représentant du CA de l'AJRAT ne peut pas être voté
- Un représentant du conseil de ville ne peut pas être voté
- Un représentant AJPAQ en région ne peut pas être voté
- Deux commanditaires (1 architecte, 1 maître-d'oeuvre) ne peut pas être voté
- Deux dessinateurs (Abstrait, Technique)
- Un maximum de deux membres de la communauté
Le collège associatif
Les Membres Organismes et les Comités AJRAT intègrent le collège associatif et ont le droit de désigner une personne pour être son représentant dans le collège
Appelés à participer aux Discussions en soumettant leurs idées et leurs point de vue
Appelés à participer au Calendrier
Les observateurs
Invités lors des Discussions par le CA ou les Directeurs
N'ont pas besoin d'allégeances particulières
Appelés à participer aux Discussions en soumettant leurs idées et leurs point de vue
Ils n'ont pas le droit de vote et ne peuvent pas accéder au Calendrier avant le public
MANDAT DES DIRECTEURS
- Gérer les sous-comités et maintenir le contact avec les bénévoles en lien avec le Domaine ;
- Gérer le budget annuel accordé par le conseil d'administration en lien avec les Discussions ;
- Étudier et planifier la mise en place de projets émanant du comité ;
- Émettre des recommandations au CA ;
- Comptabiliser les statistiques de fréquentations ;
- Organiser les Discussions et le Calendrier avant qu'il soit public ;
- Développer et maintenir le plan d'aménagement selon les Discussions.
MANDAT DU COLLÈGE ASSOCIATIF
- Désigner un représentant de son propre organisme siégeant sur le collège ;
- Participer et voter aux Discussions et au Calendrier avant qu'il soit public.
MANDAT DU REPRÉSENTANT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
- Être la voix du/au CA pour le Comité Terrain ;
- Surveiller que les membres du Comité suivent les valeurs de l'AJRAT.
Discussions
Une fois l'AGA terminée, le CA étudiera un budget alloué au Comité Terrain pour qu'ensuite les Directeurs organisent une ou des activités nommée Discussions le plus rapidement possible avant le printemps. Cette ou ces réunions inclueront les Directeurs, le collège associatif et les observateurs pour permettre d'analyser les priorités de développement pour la prochaine année. Les membres du comité pourront donner leurs idées et besoins de développement, en lien avec le plan d'aménagement des Directeurs, mais seuls les Directeurs et le collège associatif auront le droit de voter. Ce sera aussi l'occasion aux Directeurs d'ajuster le plan d'aménagement selon ces besoins issus de la communauté.
Calendrier
Disponible après les Discussions pour le collège associatif et ce jusqu'au 1er mai, le calendrier annuel permet de prévoir les activités au courant de l'année dans chacun des secteurs de jeux. Le choix des dates pour ces activités doivent provenir du collège associatif et ne devra pas créer d'objections sur le secteur utilisé.
Chaque représentant dans le collège associatif reçoit des « journées spéciales comité » pour leur organisme
Elles ne sont pas cumulatives et expirent le 15 mai de l'année courante
Elles doivent être utilisées d'ici la fin mai de l'année suivante
1 journée sans tarif fixe, mais demandant une « contribution volontaire » lors de l'activité
2 journées par mois à un tarif fixe de 200$ par secteur de jeu
2 journées par mois à un tarif fixe de 300$ par secteur de jeu
Éviter de choisir des dates entrant en compétition directe avec les événements semblables de la région en connaissance de cause
Les « journées spéciales comité » doivent avoir lieu à moins de raisons extraordinaires ou seront facturés
C'est le CA qui autorise, refuse ou gère les réservations au courant de l'année
Revenus du Domaine et budget
Les revenus du Domaine seront comptabilisés par le CA qui, en fin d'année, conservera 20% pour les projets de l'AJRAT tandis que 80% sera alloué au Domaine sous forme de budget total.
Dépenses obligatoires
Toutes les dépenses récurrentes et obligatoires liées au terrain réduisent le budget disponible pour l'année courante, par exemple : taxes municipales, adhésions, permis, prêts et contrats associés au terrain.
Sous-comité
Le Comité Terrain peut créer des sous-comités selon ses besoins. Des exemples de ces sous-comités pourraient être :
- Milice, équipe qui surveille les lois, les permis de ventes et s'assure de la sécurité du Domaine
- Mandiants, équipe s'occupant des déchets et de la bonne pratique d'hygiène sur le Domaine
- Collecteurs, équipe s'occupant des liens avec les différents marchands sur le site
- Bâtisseurs, groupe de bénévoles qui s'occupe des travaux manuels
- Architectes, les penseurs, dessinateurs et autres artistes pour les différentes infrastructures et aménagements
- Artisans, groupes spécialisés dans les constructions détaillées (boiseries, scupture, peinture...)
- Illuminatis, groupes marketing pour promouvoir le Domaine et attirer des organisateurs d'événements
